Morgen overleg met de projectgroep. Je loopt de actuele stand van zaken nog eens na. Als projectleider zet je al drie maanden alle zeilen bij om van dit complexe project een succes te maken. De eerste resultaten moeten er binnenkort zijn. Wat zou het geweldig zijn als iedereen er eens is, morgen. Dat is nog nooit voorgekomen. Terwijl je voor het oplossen van de lastige problematiek toch echt het hele team nodig hebt.
Niet compleet
Voor veel projectleiders een bekend probleem . Na de start is lukt het maar niet de projectgroep compleet aan tafel te krijgen. Er is altijd wel iemand die niet kan. Hoe ver van te voren je de vergaderingen ook inplant. En er zijn altijd afzeggingen op het laatste moment. Je hebt begrip voor ziekte, echter heel vaak blijkt bij navraag dat er plotseling iets anders tussengekomen is. Een spoedklus voor de wethouder of een andere bijeenkomst met een hogere prioriteit. Ook vergeten mensen soms ‘gewoon’ de afspraak voor jouw projectoverleg.
Over wiens energie gaat het eigenlijk?
Je baalt hiervan. Teamleden leren elkaar niet kennen. Ervaring en kennis wordt te weinig uitgewisseld. Het tempo komt er zo niet in. Elke vergadering gaat er veel tijd verloren met bijpraten over de vorige keer. En afspraken moeten steeds opnieuw worden gemaakt. Samenwerken komt niet van de grond, het verloopt stroef.
Je krijgt het project niet op gang. Je bent verantwoordelijk en daarom ren je nu zelf maar tussen alle individuele leden heen en weer. Om iedereen te informeren en erbij te houden. Dat kost je veel energie en gaat ten koste van je eigenlijke taken als projectleider. Je werkt je uit de naad en vraag je je af of je teamleden dat ook doen voor het project. Waar is het commitment? Je leden zeggen wel dat ze het project belangrijk vinden maar ze laten het niet zien. In ieder geval niet door de overleggen te bezoeken en afspraken na te komen.
Hele projectgroep aanwezig: zo eenvoudig
Het hoeft niet zo te blijven. Ook jouw projectteam kan elke vergadering compleet zijn, natuurlijk afgezien van ziekte. Hoe regel je dat in de praktijk? Daarvoor heb ik voor jou een praktische aanpak, waar je morgen mee kunt beginnen. Dat levert je meer rust op als projectleider en betrokkenheid in het team. En de kans is groot dat het nog leuker wordt ook.
- Hou het projectoverleg kort. De uitdaging is max. een half uur. De spelregel is dat het overleg nooit meer tijd kost; korter mag natuurlijk altijd. Tijdens het overleg stemt het team af over het dagelijkse werk en maakt afspraken.
- Plan het overleg op een vaste dag en tijdstip in de week. Liefst aan begin van de dag op moment dat er nog weinig andere overleggen zijn. Voordeel is dat iedereen de rest van de dag aan het werk kan.
- Zorg voor een helder doel en duidelijke agenda. Inhoudelijke discussies en problemen waarvoor meer tijd nodig is worden apart gepland met degenen die het aangaat. De anderen kunnen dan verder met hun werk.
- Vraag regelmatig aan je teamleden hoe zij vinden dat het gaat. Maak dit tot vast agendapunt van het overleg. Sta dan kort stil bij de gang van zaken. Wat gaat goed en wat kan beter? Ook je projectleden ergeren zich vast aan afwezigheid van andere leden. Immers, dat heeft ook effect op hun werk. Zo zorg je ervoor dat de teamleden elkaar aanspreken op aanwezigheid. Die last is dan van jouw schouders.
Ze kunnen het zelf wel regelen.
Door een slimme planning, strakke tijdbewaking en het agenderen van het proces van samenwerken
is de kans stuk groter dat overleggen compleet zijn. Je loopt zelfs het risico dat je teamleden de zaak zelf gaan organiseren. Mooi, dan heb jij tijd voor je projectleiderstaken.
Meer weten?
Wil je meer weten hoe jouw projectteam effectiever kan zijn en jij meer rust en ruimte hebt om je projectleiderstaken te doen, neem dan contact op of volg de workshop. Als je op de hoogte wilt blijven dan kun je je ook inschrijven op de nieuwsbrief.