Hoe vaak overkomt het jou dat je op het laatste moment hoort dat projectbijdragen niet klaar zijn? Ondanks goede afspraken met je team over deadlines. Iedereen vond dat het makkelijk moest kunnen binnen de afgesproken tijd. Je kreeg ook geen andere signalen. Daarom dacht je dat het tempo er goed zat. Viel dat even tegen!
Slappe excuses
Nu baal je ontzettend. Tijdens het projectoverleg blijkt dat het werk helemaal niet af is. Met excuses als sorry, ben er even niet aan toegekomen, kostte me meer tijd dan ik had ingeschat of er kwam een spoedvraag van de wethouder/mijn manager tussendoor, die moest ik toch echt eerst afhandelen. Herkenbaar voor veel projectleiders.
Op wie kun je rekenen?
Zo kun je niet verder. Tempoverlies, deadlines onder druk, geen resultaten om op te leveren. Je voelt je verantwoordelijk. Jouw wethouder vraagt ongeduldig naar de voortgang. Hij wil ook wel eens wat zien. Je wilt geen nee verkopen en weer uitstel vragen. Kun je nog wel op je teamleden rekenen? Afspraak is afspraak blijkt toch wel heel rekbaar te zijn. Je vindt het steeds moeilijker uit vertrouwen te werken, terwijl dat één van jouw pijlers is.
Projectbijdragen tijdig gereed?
Het kan wel. In jouw project kunnen de bijdragen ook op tijd klaar zijn. Hoe bereik je dat? Wat is het geheim?
Hoe kleiner hoe beter.
Met drie eenvoudige tips voorkom je als projectleider een heleboel stress.
- Werkvoorraad in kleine eenheden.
Verdeel de werkvoorraad van het project in kleine parten. Voorkom grote brokken werk. Hoe omvangrijker de klus voor een individueel teamlid hoe hoger het risico dat het niet op tijd af is. Dus deel de werkzaamheden op in overzichtelijke kleine eenheden met een concrete kop en staart. - Werken in shifts van 2 tot 3 weken.
Verklein de periode waarin de werkzaamheden gedaan en opgeleverd moet worden. Plan het werk bijvoorbeeld in termijnen van 2 tot 3 weken. Dat kan als het werk bestaat uit kleinere eenheden. Daarmee krijg je heel snel in de gaten wanneer het werk stokt en kun je sneller actie ondernemen. - Daag het team uit tot zelforganisatie.
Nodig de projectgroep uit om zelf de werkvoorraad in logische kleine behapbare onderdelen te verdelen. En daarbij een haalbare werkplanning op te stellen, uitgaande van de tijd die ieder teamlid ter beschikking heeft. Het leidende criterium: het werk moet in periode van 2 tot 3 weken te doen zijn.
Met deze tips is de kans een stuk groter dat het werk wel klaar is. Of dat de schade aanzienlijk beperkt is en snel kan worden bijgestuurd. Je kunt er morgen mee beginnen. Neem wel de tijd om met elkaar te wennen aan deze nieuwe manier van werken. Na verloop van tijd zie je steeds meer ‘smiley faces’ in jouw team, inclusief jouzelf! Niets is zo motiverend als zelf invloed op je werk kunnen uitoefenen en je deadlines halen.
Loop je ook aan tegen dit soort vraagstukken? Wil je weleens sparren met een objectieve deskundige? Om je projectteam effectiever te laten zijn? En zelf minder stress te ervaren? Dan is Personal Power Coaching voor Projectleiders iets voor jou. Heb je vragen of wil je meer informatie? Neem gerust contact met mij op: 06-29517399 of email hidden; JavaScript is required